Un'azienda nel settore degli impianti industriali mandava in media 60-70 preventivi al mese. Il commerciale, che era anche il titolare, riusciva a fare follow-up su una ventina: quelli grandi, quelli da clienti già conosciuti, quelli che sembravano più caldi. Gli altri restavano senza risposta dopo l'invio del PDF.
Il problema non era la mancanza di volontà. Era che fare follow-up su 60 preventivi in modo sensato richiedeva un'organizzazione che una persona sola non poteva sostenere. La maggior parte dei clienti non risponde al primo preventivo non perché non sia interessata, ma perché è occupata e aspetta uno stimolo. Senza stimolo, la cosa muore.
Cosa abbiamo costruito
Abbiamo costruito un workflow n8n che si attiva automaticamente ogni volta che un preventivo viene inviato. Il workflow gestisce una sequenza di tre touchpoint nei 14 giorni successivi all'invio.
Il primo messaggio arriva tre giorni dopo l'invio: una email breve, non commerciale, che chiede se il preventivo è arrivato correttamente e se ci sono domande. Il secondo arriva al giorno sette: una riga che richiama un dettaglio specifico del preventivo (il workflow legge i dati dal CRM e personalizza il testo). Il terzo al giorno quattordici: un messaggio di chiusura che offre una chiamata di 15 minuti per rispondere a dubbi.
Se il cliente risponde in qualsiasi momento della sequenza, il workflow si ferma e passa la conversazione al commerciale con il contesto completo. Il commerciale non gestisce più la sequenza: gestisce solo le conversazioni che si sono aperte.
Cosa è cambiato
In 90 giorni, il tasso di chiusura sui preventivi è passato dal 14% al 23%. Non è magia: è semplicemente che molti preventivi che prima morivano in silenzio ora ricevevano una risposta, anche solo per dire che il progetto era slittato di qualche mese.
L'effetto più interessante è stato sui preventivi medi: quelli da 5.000 a 15.000 euro, che prima venivano seguiti solo se il commerciale aveva tempo. Con il follow-up automatico, tre di quei preventivi si sono convertiti nei primi 90 giorni. Uno da solo valeva quanto il costo dell'intero progetto.
Cosa non automatizziamo
La sequenza si ferma non appena c'è un segnale di vita. Non vogliamo che un cliente interessato riceva un messaggio automatico mentre sta già parlando con il commerciale. Il rilevamento delle risposte funziona su email, ma non su WhatsApp o telefonate: se il cliente risponde per telefono senza aggiornare il CRM, la sequenza continua finché qualcuno non la ferma manualmente.
Abbiamo anche scelto di non automatizzare il terzo touchpoint per clienti con più di tre preventivi precedenti senza conversione: in quel caso il commerciale preferisce gestire il contatto in modo diretto. Una regola semplice nel workflow, ma che ha richiesto una conversazione per capire quale fosse la politica commerciale dell'azienda.
A chi si applica: Qualsiasi azienda B2B che manda preventivi via email e fa follow-up in modo irregolare. Se mandate più di 20 preventivi al mese e non riuscite a seguirli tutti sistematicamente, una sequenza automatica vale il tempo di costruirla. Serve un CRM con API o un foglio di lavoro aggiornato, e un account email aziendale.
Se mandate preventivi B2B e riconoscete il problema, possiamo analizzare il vostro processo commerciale in una chiamata di 30 minuti e dirvi se e come un workflow automatico può aiutare.